Vacature: Secretarieel Medewerker gezocht
Als Secretarieel Medewerker ondersteun je, samen met vijf andere directe collega’s, de interne organisatie door op proactieve en zorgvuldige wijze administratieve en secretariële werkzaamheden uit te voeren. Als lid van het team receptie-secretariaat spring je ook bij om de receptie te helpen met taken zoals het ontvangen van bezoekers en de planning en organisatie van vergaderingen.
Om een divers filmaanbod te kunnen stimuleren hecht het fonds veel belang aan meerstemmigheid binnen de organisatie. Daarom zijn wij nadrukkelijk op zoek naar kandidaten die verschillende perspectieven aan tafel brengen. Draag jij hieraan bij?
Specifiek zorg jij voor:
- Opstellen en opmaken van (concept) brieven voor de directie;
- Agendabeheer en in- en uitgaande correspondentie;
- Plannen, organiseren en notuleren van interne en externe vergaderingen;
- Boeken van zakenreizen;
- Bijhouden van overzichten;
- Bestellen van kantoorartikelen en regelen van transport van materialen t.b.v. (inter)nationale festivals/bijeenkomsten;
- Boeken van vergaderruimtes en de bioscoop;
- Regelen van toegang tot premières en festivals voor fonds medewerkers;
- Ondersteunen van andere teams bij drukte in het plannen van afspraken, uitvoeren van volledigheidschecks en andere administratieve werkzaamheden gekoppeld aan het subsidieproces;
- Bijspringen bij de receptie, door de telefoon aan te nemen, gasten te ontvangen, en inkomend/uitgaande post, mailingen en koeriers e.d. te regelen.
Kortom, je zorgt samen met de collega’s van het secretariaat-receptie team voor een goed draaiende dagelijkse gang van zaken.
Je beschikt over de volgende kennis en competenties:
- Relevante opleiding op MBO niveau;
- Kennis van Microsoft Office;
- Gedegen secretariële en administratieve ervaring.
- Je bent efficiënt, accuraat, betrouwbaar, stressbestendig en kan prioriteiten stellen;
- En je bent collegiaal, sociaal vaardig en hebt een dienstverlenende instelling;
- Je hebt een flexibele, proactieve werkhouding en bezit een probleemoplossend vermogen;
- Je bent representatief;
- Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal.
Wat bieden wij?
Een uitdagende baan in een prettige en collegiale werkomgeving op een centrale plek binnen de Nederlandse filmsector, waarin gezamenlijk wordt gewerkt aan het verhogen van de kwaliteit en het vergroten van de zichtbaarheid van de Nederlandse film.
Arbeidsvoorwaarden
Een passend salaris, afhankelijk van ervaring en geschiktheid in schaal 8 met een minimum van
€ 2.804,82 en max van € 3.791,51 bruto fulltime (afgeleid van de schalen van de CAO-Rijk), 8% vakantiegeld, een eindejaarsuitkering en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, aansluiting bij een pensioenverzekering en scholing. Wij bieden in eerste instantie een jaarcontract.
Solliciteren?
Je motivatiebrief en cv kun je uiterlijk 31 maart sturen naar [email protected]. Je sollicitatie wordt vertrouwelijk behandeld.
Meer informatie?
Nadere informatie over de baan is te verkrijgen bij André van Arnhem, Directie-assistent/Office manager, via [email protected] of telefonisch via 020-5707685. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure, dan kun je terecht bij Monique Carbière, HR adviseur, via [email protected] of telefonisch via 020-2379835.
Procedure
De eerste gesprekken vinden in de tweede week van april plaats. Het proces zal uit minimaal twee rondes bestaan.