Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan jij herkenbaar bent, bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruitziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook een IP-adres.

De Stichting Nederlands Fonds voor de Film, statutair gevestigd aan de Pijnackerstraat 5, 1072 JS te Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens

• Subsidieaanvragen en subsidiedossiers: als je een account aanmaakt voor het subsidie-managementsysteem verwerken wij persoonsgegevens zoals naam- en adresgegevens, emailadres, geslachtsaanduiding, geboortedatum en een korte toelichting (en bij organisaties: gegevens van de organisatie en de hoofdcontactpersoon). Wanneer een subsidie wordt aangevraagd of wanneer iemand bij een aanvraag is betrokken, verwerkt het Fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het ontvangen, beoordelen, behandelen en afronden van de aanvraag. Het gaat onder meer om naam en contactgegevens, geboortedatum of geboortejaar, (zo nodig) nationaliteit, bankrekeningnummer, gegevens over de rol of functie binnen het project (regisseurs/scenaristen), gegevens uit een uittreksel van de Kamer van Koophandel (bij rechtspersonen), en informatie die is opgenomen in bijlagen zoals cv’s, projectdocumentatie, begrotingen en inhoudelijke toelichtingen. Ook worden gegevens verwerkt over de status en beoordeling van de aanvraag. In specifieke gevallen kan het noodzakelijk zijn dat het Fonds een burgerservicenummer (BSN) verwerkt. Dit gebeurt uitsluitend wanneer en voor zover daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

• Bezwaar, beroep en formele verzoeken: wanneer bezwaar of (hoger) beroep wordt ingesteld tegen een beschikking of wanneer een formeel verzoek wordt ingediend (bijvoorbeeld op grond van de AVG of de Wet open overheid), verwerkt het Fonds persoonsgegevens die nodig zijn om dat verzoek te behandelen. Het gaat bijvoorbeeld om naam en contactgegevens, adresgegevens telefoonnummer, dossierinformatie, de inhoud van het bezwaar of beroepschrift en relevante correspondentie.

• Registratie van adviseurs: voor de registratie en inzet van adviseurs verwerken wij persoonsgegevens zoals naam- en adresgegevens, email, cv, gegevens over belangenverstrengeling/nevenfuncties, benoemingscontract, kwaliteiten van de betrokkene in het kader van advisering en – waar wettelijk vereist – gegevens voor fiscale opgaven (zoals IB47). In sommige gevallen wordt ook identificatie-informatie verwerkt (bijvoorbeeld ID/paspoort) indien noodzakelijk.

• Communicatie en contact: Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij de persoonsgegevens die je met ons deelt, zoals naam, emailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht en eventuele bijlagen. Deze gegevens gebruiken wij om je vraag te beantwoorden en onze werkzaamheden uit te voeren.

• Onderzoek en evaluatie: Het Fonds kan onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren om subsidieregelingen en werkprocessen te evalueren en verbeteren. Dit onderzoek vindt plaats in het kader van de publieke taak van het Fonds. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd verwerkt.

• Financiële administratie: voor het uitbetalen van subsidies, vergoedingen en het verwerken van facturen/declaraties verwerken wij persoonsgegevens zoals naam- en adresgegevens, bankrekeningnummer, BTW-nummer (waar relevant), beschikkings- en factuurnummers en betalingsgegevens. Deze gegevens worden verwerkt in de financiële systemen van het Filmfonds en (waar nodig) gedeeld met accountant/administrateur.

• Nieuwbrief: als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief verwerken wij je emailadres en naam, organisatie, taal en welke nieuwsbrief je wilt ontvangen. Na afmelding worden deze gegevens verwijderd. Voor persbestanden en relatiebestanden verwerken wij beperkte contactgegevens (zoals naam en email) zolang de relatie bestaat of totdat iemand zich afmeldt.

• Website en publicaties: bij een bezoek aan de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, apparaatgegevens en browserinformatie. Daarnaast publiceert het Filmfonds op de website informatie over subsidieontvangers (zoals naam van de aanvrager of instelling, de titel van het project, het subsidiebedrag en de datum) en kan ook gegevens publiceren over medewerkers, leden van de Raad van Toezicht en adviseurs (bijv. naam/functie of commissie).

• Sollicitaties: bij sollicitaties verwerkt het Fonds persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werving en selectieprocedure, zoals naam, contactgegevens, cv, motivatie en overige informatie die door de sollicitant wordt verstrekt.

Het Filmfonds verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Taak van algemeen belang / uitoefening van openbaar gezag

De belangrijkste grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door het Filmfonds is dat deze verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang en de uitoefening van openbaar gezag, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 onder de AVG.

Het Filmfonds is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) en is op grond van de Wet op het specifiek cultuurbeleid belast met het stimuleren van de totstandkoming, realisering en verspreiding van filmproducties en filmactiviteiten door middel van subsidieverlening. Voor de uitvoering van deze wettelijke taak verwerkt het Filmfonds persoonsgegevens in het kader van onder meer subsidieaanvragen, besluitvorming, bezwaar- en beroepsprocedures, financiële afwikkeling, verantwoording en archivering en het nakomen van de transparantieverplichtingen bijvoorbeeld op grond van de Wet Open Overheid. Voor deze verwerkingen is geen toestemming vereist. De verwerking vloeit rechtstreeks voort uit de wettelijke taak van het Fonds en is noodzakelijk om die taak op een zorgvuldige en rechtmatige wijze te kunnen uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Voor bepaalde verwerkingen kan daarnaast sprake zijn van een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG), bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving of de Archiefwet. Indien en voor zover het Filmfonds het burgerservicenummer (BSN) verwerkt gebeurt dit enkel wanneer dit op grond van specifieke wetgeving, zoals de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) is toegestaan.

Toestemming

Het Filmfonds verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG) alleen in situaties die geen onderdeel vormen van (of verband houden met) de wettelijke subsidietaak, zoals bij het ontvangen van digitale nieuwsbrieven of, indien van toepassing, het gebruik van analytische cookies op de website. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

Veel interessante informatie is te vinden in onze nieuwsbrief. Wij proberen aan de hand van jouw profiel de inhoud van de nieuwsbrief zoveel als mogelijk af te stemmen op jouw interesses. Voor het versturen van de nieuwsbrief gebruiken wij, indien je hiervoor toestemming hebt gegeven, jouw voor- en achternaam, e-mailadres, organisatie en de voorkeurstaal (NL of ENG).

Wanneer je de nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen, dan kun je je kosteloos uitschrijvens middels de link die onderaan elke nieuwsbrief staat, de zogenaamde “opt-out”.

Het Filmfonds bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Daarbij sluiten de bewaartermijnen aan bij het verwerkingsregister, de Selectielijst Stichting Nederlands Fonds voor de Film en de Archiefwet.

Persoonsgegevens die onderdeel uitmaken van subsidieaanvragen worden bewaard overeenkomstig de Selectielijst. Aanvraagdossiers die betrekking hebben op de inhoudelijke beoordeling van subsidieaanvragen worden blijvend bewaard, omdat deze dossiers onderdeel vormen van de uitvoering van de publieke taak van het Fonds en bestemd zijn voor archivering in het algemeen belang. Dit geldt zowel voor toegekende als voor afgewezen aanvragen. Gegevens die betrekking hebben op de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen, zoals betaalbewijzen, facturen en interne notities, worden bewaard voor de in de Selectielijst genoemde termijnen (bijvoorbeeld vijf (5) of tien (10) jaar, afhankelijk van het type document en het moment van afronding), waarna deze worden vernietigd.

Persoonsgegevens die deel uitmaken van financiële administratie, zoals betaalgegevens, facturen en declaraties, worden zeven (7) jaar bewaard conform fiscale wet- en regelgeving.

Informatie over de afwikkeling van vragen of klachten wordt maximaal 2 jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Voor documentatie betreffende WOO en/of AVG-verzoeken wordt een bewaartermijn van twee (2) jaar gehanteerd.

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden bewaard zolang iemand zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief. Na uitschrijving hiervan (opt-out) worden de gegevens vernietigd.

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden geven zonder jouw toestemming, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Er zijn een paar uitzonderingen.

Zo zijn een aantal partijen betrokken bij de werkzaamheden van het Fonds en om die reden een rol spelen bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie, de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Dit zijn de zogenaamde “verwerkers”. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin precies is omschreven welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de “betrokkenen”) geldt dat het Fonds altijd het aanspreekpunt is als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.

Wij maken gebruik van systemen en standaarden om je persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen in de markt. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. Bij het bepalen van de maatregelen wordt steeds gekeken naar de huidige stand van de techniek en wordt de beveiliging daarop aangepast.

Je hebt als betrokkene de volgende rechten:

• het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens;

• het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)

• het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;

• het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;

• het recht om je gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn; en

• het recht op beperking van de verwerking.

Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail naar [email protected]. Om te voorkomen dat derden gegevens over je zouden willen inzien en wij je identiteit kunnen bevestigen, dien je jouw aanvraag te vergezellen van een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs.

Wij zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, zullen we je daarover uiteraard informeren.

Je hebt daarnaast het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Voor het gebruik van cookies kan je dit zelf wijzigen (“toestemming intrekken”), zie hiervoor ook onze cookieverklaring. Voor overige verzoeken mag gemaild worden naar [email protected].

Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Je kunt ons per mail bereiken of per post via Stichting Nederlands Film Fonds Pijnackerstraat 5, 1072JS Amsterdam.

In het geval dat we het niet eens worden, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein ([email protected]) en/of bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je daarover meer informatie.