Privacystatement

Het Nederlands Filmfonds (hierna: “Fonds”) verwerkt persoonsgegevens in het kader van de behandeling van subsidieaanvragen en voor de uitvoering van zijn doelstelling in het algemeen. 

Het Fonds werkt steeds meer digitaal. Dit stelt eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en aan het waarborgen van privacy. Het Fonds is zich hier van bewust en wil ervoor zorgen dat persoonsgegevens op een gedegen wijze worden beschermd en dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door het nemen van maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

De natuurlijke personen van wie genoemde persoonsgegevens door het Fonds worden verwerkt (hierna: “betrokkenen”), moeten erop kunnen vertrouwen dat het Fonds zorgvuldig met deze gegevens omgaat. Het Fonds voldoet aan nationale en Europese privacywet- en regelgeving en opereert binnen de volgende wettelijke kaders:

  • de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) (deze verordening heeft per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen);
  • de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Met dit privacystatement geeft het Fonds aan op welke wijze daaraan invulling wordt gegeven.

Uitgangspunten

Het Fonds gaat op een veilige manier om met persoonsgegevens en respecteert de privacy van betrokkenen. Het Fonds houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

  • Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Verordening en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • Het Fonds zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen en grondslagen worden verzameld en verwerkt.
  • Het Fonds verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Het Fonds streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
  • Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van het Fonds goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
  • Het Fonds gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt het Fonds voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
  • In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens, maakt het Fonds afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Het Fonds controleert deze afspraken periodiek.
  • Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.
  • De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.
  • Het Fonds borgt de rechten van betrokkenen, zoals het recht op inzage en correctie door middel van voor de betrokkenen duidelijke procedures (procedure correctierecht, procedure datalekken, procedure inzagerecht).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

NAW gegevens: Wij willen graag uw voor-en achternaam weten om u persoonlijk te kunnen aanspreken wanneer wij contact met u hebben. Daarnaast zijn deze gegevens nodig om aanvragers van elkaar te kunnen onderscheiden. Daarvoor hebben we ook uw geboortedatum en voorletters nodig.

E-mailadres: Uw e-mailadres gebruiken wij om u informatie te geven over uw aanvraag. Indien u dit heeft aangegeven, gebruiken wij het e-mailadres om u nieuwsbrieven toe te sturen, om u zo goed mogelijk te informeren. Indien u geen nieuwsbrieven wenst te ontvangen, klikt u hier

Telefoonnummer: Als wij vragen hebben over uw aanvraag willen wij u graag kunnen bellen. 

BSN-nummer en IBAN: Deze gegevens kunnen we in voorkomende gevallen nodig hebben voor de uitkering van subsidies dan wel in het kader van fiscale wet- en regelgeving.

Website gedrag: Om u de beste gebruikerservaring te geven en u zo goed mogelijk te informeren willen wij graag weten hoe onze bezoekers de website gebruiken. Hiervoor wordt een Google Analytics 'cookie' geplaatst, een klein bestandje dat op uw computer wordt opgeslagen. Omdat uw IP-adres en surfgedrag volledig anoniem blijven, heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaald dat deze geplaatst kan worden zonder toestemming. Als u het script van Analytics toch liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden.

Informatie voor een aanvraag: In Frame vindt u naast uw persoonlijke gegevens (onder “Inbox – Takenoverzicht – Contactgegevens”) ook de mogelijkheid om een aanvraag te starten. Alle informatie die u aan ons stuurt via het digitale aanvraagformulier wordt opgeslagen in onze beveiligde database. Dit geldt ook voor de opgeslagen, ingediende en afgehandelde aanvragen. 

Status van de aanvraag: ten behoeve van een goede afwikkeling van de aanvraag houden we de status van de aanvraag bij. Toekenningen of afwijzingen houden we bij in het kader van beleidsinformatie. Toekenningen worden ook bekend gemaakt op onze website.

Register verwerkingsactiviteiten

Het Fonds beschikt over een register waarin alle processen zijn opgenomen waarin het Fonds met persoonsgegevens werkt. Het register bevat een opgave van het doel waarvoor de gegevens worden verzameld, welke gegevens het betreft, met wie deze kunnen worden gedeeld en hoelang de gegevens worden bewaard. Het register is op afspraak en binnen de daarvoor geldende kaders in te zien bij het Fonds.

Inzage en correctie

U kunt hier een schriftelijk verzoek tot inzage en / of correctie indienen bij het Fonds. Om te voorkomen dat derden gegevens over u zouden willen inzien dient u uw aanvraag te vergezellen van een kopie van een geldig identiteitsdocument dan wel in het geval van bedrijven, een kopie van een geldig identiteitsdocument van de hoofdcontactpersoon van de organisatie (het BSN-nummer kan onzichtbaar worden gemaakt).

Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door het Fonds

Het Fonds heeft Adri van der Peet benoemd als functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG houdt toezicht op de wijze waarop het Fonds met uw persoonsgegevens omgaat. U kunt uw vragen over de verwerking van persoonsgegevens stellen via het mailadres: FGFondsen@a3pconsultancy.nl of telefonisch op nummer 0031(0)653268298.